Kuvaus henkilötietojen käsittelystä tieteellisessä tutkimuksessa (tietosuojailmoitus EU (679/2016) 13, 14, 30 artikla)

 

29.12.2019

 

1.Tutkimuksessa AHJO: Akateemisen hyvinvoinnin yksilöllisen ja organisatorisen kehittämisen välineet käsiteltävät henkilötiedot

 

Tutkimuksessa Sinusta kerätään seuraavia henkilötietoja:

- nimi, sähköpostiosoite, kyselyvastaukset, kuntotestitulokset, äänitallenne, haastattelumuistiinpanot, valokuvat, videot, päiväkirjat

 

Tämä tietosuojailmoitus on julkaistu tutkimuksen verkkosivulla.

2.Henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste tutkimuksessa/arkistoinnissa

 

☒ Käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta taikka tilastointia varten ja se on oikeasuhtaista, sillä tavoiteltuun yleisen edun mukaiseen tavoitteeseen nähden (tietosuojalaki 4.1 § 3-kohta)

 

Tutkimuksessa tehdään haastatteluja ja havainnointeja, joissa ei suoranaisesti kysytä muita kuin terveyteen liittyviä tietoja, mutta näitä tietoja voi tulla esille epäsuorasti työhyvinvoinnista keskusteltaessa, haastatteluissa, havainnoinneissa ja päiväkirjoissa, mikäli tutkittavat itse niistä kertovat. Aineistoa käsittelee ainoastaan nimetty tutkimusryhmä, eikä yksittäistä henkilöä koskeva tieto ole tunnistettavissa.

 

☐ Rotu tai etninen alkuperä

☐ Poliittinen mielipide

☐ Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus

☐ Ammattiliiton jäsenyys

x Terveys

☐ Luonnollisen henkilön seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen

 

Erityisten henkilötietoryhmien käsittelykiellosta poiketaan seuraavalla perusteella:

 

☐ Yleisen edun mukainen tieteellinen tai historiallinen tutkimustarkoitus tai tilastollinen tarkoitus (tietosuojalaki 6 §)

 

Henkilötietojen siirto EU/ETA ulkopuolelle

 

Tutkimuksessa tietojasi ei siirretäEU/ETA -alueen ulkopuolelle.

 

Henkilötietojen suojaaminen

 

Henkilötietojen käsittely tässä tutkimuksessa perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan ja tutkimuksella on vastuuhenkilö. Henkilötietojasi käytetään ja luovutetaan vain historiallista/ tieteellistä tutkimusta taikka muuta yhteensopivaa tarkoitusta varten (tilastointi) sekä muutoinkin toimitaan niin, että Sinua koskevat tiedot eivät paljastu ulkopuolisille.

 

 

Tunnistettavuuden poistaminen

 

x Suorat tunnistetiedot poistetaan suojatoimena aineiston perustamisvaiheessa (pseudonymisoitu aineisto, jolloin tunnistettavuuteen voidaan palata koodin tai vastaavan tiedon avulla ja aineistoon voidaan yhdistää uusia tietoja)

 

o Vaiheessa 1 käytössä ovat Welness 360-kysely (anonyymi data) ja valmiiksi anonymisoidut yliopiston työhyvinvointikyselyjen ja kehityskeskustelujen aineistot.

o Vaiheessa 2. kerätään etnografiset ja autoetnografiset havainnot, jotka pseudonymisoidaan aineiston keruun jälkeen tutkimusryhmän taholta ja tutkimusryhmän käyttöön, ja anonymisoidaan tutkimuksen päätyttyä. Pseudonymisoitu aineisto on ainoastaan tutkimusryhmän käytössä analyysivaiheessa. Raportointivaiheessa yksilöllisiä tietoja ei nosteta esille, ja tutkittaville annetaan mahdollisuus kommentoida raportoinnissa mahdollisesti olevia tunnistettavia elementtejä.

 

 

Tutkimuksessa käsiteltävät henkilötiedot suojataan

 

☒ käyttäjätunnuksella ☒ salasanalla ☐ käytön rekisteröinnillä ☐ kulunvalvonnalla (fyysinen tila)

☐ muulla tavoin, miten:

 

Tutkijat ovat suorittaneet tietosuoja ja tietoturvakoulutukset

x kyllä

 

Sopimukset tutkimusavustajien ja/tai henkilötietojen käsittelijöiden/yhteisrekisterinpitäjien kanssa x Kyllä

 

Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

 

x Tutkimusrekisteri anonymisoidaan eli kaikki tunnistetiedot poistetaan täydellisesti, jotta paluuta tunnisteelliseen henkilötietoon ei ole eikä aineistoon voida yhdistää uusia tietoja.

 

Lisätietoa arkistoinnin kestosta ja paikasta:

 

Rekisterinpitäjä(t) ja tutkimuksen tekijät

 

Tämän tutkimuksen rekisterinpitäjä on:

 

Jyväskylän yliopisto, Seminaarinkatu 15, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto. Vaihde (014) 260 1211, Y-tunnus 0245894-7. Jyväskylän yliopiston tietosuojavastaava: tietosuoja(at)jyu.fi, puh. 040 805 3297.

 

Digiterveys (Wellness 360 -aineisto, yhteystiedot ja tietosuojavastaava: MInna Tervo, Minna@digiterveys.fi, +358 50 5948 564, Y-tunnus: 2616698-1

 

Sopimus yhteisrekisterinpitäjyydestä tehdään ennen tutkittavien rekrytointia ja informointia.

 

Tutkimuksen vastuullinen johtaja:

Taina Saarinen, 0400247970 taina.m.saarinen@jyu.fi, Koulutuksen tutkimuslaitos, PL 35, 40014 Jyväskylän yliopisto

 

Yhteyshenkilöt

Taina Saarinen (JY; Vaihe 1 ja vaihe 2; yhteystiedot yllä)

Minna Tervo (Digiterveys; vaihe 1 Wellnes 360 survey; yhteystiedot yllä)

 

Tutkimuksen suorittajat:

Taina Saarinen, Jyväskylän yliopisto

Minna Tervo, Digiterveys Oy

David Hoffman, Jyväskylän yliopisto

Johanna Ennser-Kananen, Jyväskylän yliopisto

Anu Salpakoski, Peurungan kuntoutuskeskus

Marc Perkins, Jyväskylän yliopisto (vaihe 2)

Taru Siekkinen, Jyväskylän yliopisto n(vaihe 2)

Lisäksi hankkeeseen palkataan projektitutkija joka on työsuhteessa Jyväskylän yliopistoon (Jyväskylän yliopisto, Soveltavan kielentutkimuksen keskus ja Koulutuksen tutkimuslaitos). Lisätietoja henkilöistä saa tutkimuksen johtajalta. Hankkeen toisessa vaiheessa mukaan otetaan asiantuntijaryhmä, jolla on pääsy ainoastaan anonymisoituun aineistoon. 

 

Tässä tutkimuksessa rekisterinpitäjiä ovat Jyväskylän yliopisto ja Digiterveys Oy, jotka tekevät keskenään sopimuksen yhteisrekisterinpitäjyydestä ennen tiedonkeruun aloittamista. Käsittelijöitä ovat samat tahot. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. JY ja Digiterveys tekevät tietojenkäsitelysopimuksen aineistosta, joita siirretään toiselle osapuolelle. Anonymisoitu aineisto arkistoidaan tutkimuksen päätyttyä siirrettäväksi avoimeen tutkimuskäyttöön.

 

 

Rekisteröidyn oikeudet

 

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla)

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

 

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

 

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

 

Oikeus tietojen poistamiseen (tietosuoja-asetuksen 17 artikla)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista tietyissä tapauksissa. Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa.

 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)

Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen tietyissä tilanteissa kuten, jos kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden.

 

 

Vastustamisoikeus (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää oikeutesi.

 

Oikeuksista poikkeaminen

Tässä kuvatuista oikeuksista saatetaan tietyissä yksittäistapauksissa poiketa tietosuoja-asetuksessa ja Suomen tietosuojalaissa säädetyillä perusteilla siltä osin, kuin oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

 

Profilointi ja automatisoitu päätöksenteko

 

Tutkimuksessa henkilötietojasi ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon. Tutkimuksessa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ei ole henkilökohtaisten ominaisuuksiesi arviointi, ts. profilointi vaan henkilötietojasi ja ominaisuuksia arvioidaan laajemman tieteellisen tutkimuksen näkökulmasta.

 

 

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

 

Jos sinulla on kysyttävää rekisteröidyn oikeuksista, voit olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan. Kaikki oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt toimitetaan Jyväskylän yliopiston kirjaamoon. Kirjaamo ja arkisto, PL 35 (C), 40014 Jyväskylän yliopisto, puh. 040 805 3472, e-mail: kirjaamo(at)jyu.fi. Käyntiosoite: Seminaarinkatu 15 C-rakennus (Yliopiston päärakennus, 1. krs), huone C 140.

Tietoturvaloukkauksesta tai sen epäilystä ilmoittaminen Jyväskylän yliopistolle https://www.jyu.fi/fi/yliopisto/tietosuojailmoitus/ilmoita-tietoturvaloukkauksesta

 

Sinulla on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkasi sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.

 

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki, PL 800, 00521 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi

 

 

 

JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO